Collegamento Cassa e POS: istruzioni operative del Fisco

Dal 1° gennaio 2026 è in vigore il nuovo obbligo introdotto dalla scorsa legge di bilancio 2025 volto al contrasto dell'evasione fiscale. 

In dettaglio, è necessario collegare Pos e scontrini telematici.

In proposito, le Entrate in data 31 ottobre hanno pubblicato il Provvedimento n 424470/2025 con tutte le regole operative.

L'agenzia delle Entrate il 19 febbraio ha pubblicato una guida operativa a supporto degli esercenti.

Vediamo tutte le regole per l'adempimento.

Collegamento incassi e scontrini: come si procede

In dettaglio, si stabilisce che la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, nonché la piena integrazione e interazione del processo di registrazione dei corrispettivi con il processo di pagamento elettronico.

A tal fine, lo strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici è sempre collegato allo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati, in modo puntuale, e trasmessi, in modo aggregato, i dati dei corrispettivi nonché i dati dei pagamenti elettronici giornalieri.

Il registratore potrà memorizzare sempre le informazioni di tutte le transazioni elettroniche, tranne i dati sensibili del cliente, e trasmettere all’agenzia delle Entrate l’importo complessivo dei pagamenti elettronici giornalieri acquisiti dall’esercente anche indipendentemente dalla registrazione dei corrispettivi.

Nella guida le entrate hanno chiarito che il pagamento dei corrispettivi viene effettuato con sempre maggior frequenza mediante la cosiddetta modalità “elettronica”, sempre più diffusa e gradita tra i consumatori rispetto al contante.
A tal fine, gli esercenti sottoscrivono preventivamente con uno o più operatori finanziari il contratto di convenzionamento, che prevede l’utilizzo di un POS fisico (dispositivo hardware) o di un POS virtuale (piattaforma web, app o analogo) per l’accettazione e il trattamento delle operazioni di incasso dei corrispettivi, basate su carte di credito, di debito o prepagate o altri strumenti di pagamento tracciabile.
Sono considerati POS fisici tutti i dispositivi che consentono il pagamento mediante lettura della carta di pagamento del cliente (sia tramite inserimento nel lettore sia in modalità contactless).

Oltre ai tradizionali POS, rientrano in questa categoria anche i cosiddetti “SoftPOS”, App che vengono installate su un dispositivo (smartphone, tablet, ecc.) dell’esercente trasformandolo in un POS in grado di accettare pagamenti contactless.
Sono invece considerati POS virtuali gli strumenti che permettono di autorizzare e gestire i pagamenti su Internet in modo sicuro.
Al momento dell’emissione del documento commerciale di vendita, l’esercente deve indicare e registrare con il RT la modalità con la quale il cliente effettua il pagamento del corrispettivo, scegliendo tra denaro contante, pagamento elettronico o ticket (buoni pasto, gift card, ecc.).
Si ricorda che l’errata indicazione e registrazione in RT della modalità di incasso appropriata al momento dell’emissione del documento commerciale comporta la sanzione prevista dal comma 2-quinquies, dell’articolo 11 del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471.
Sia che si utilizzi un RT o la procedura web “Documento Commerciale on line”, l’indicazione e registrazione della modalità di pagamento del corrispettivo è effettuata mediante le funzioni già in uso; pertanto, lo strumento utilizzato non necessita di alcun aggiornamento né di essere collegato fisicamente al POS.
L’obbligo di collegamento ai POS è di tipo “logico” e consiste in una comunicazione che si effettua una tantum (salvo variazioni successive), all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”:

• gli esercenti che utilizzano il registratore telematico (e quelli che adotteranno una soluzione software) devono registrare il collegamento con i POS attraverso la funzionalità web “Gestione collegamenti”. Concretamente, l’operazione consiste nella registrazione del collegamento tra la matricola del RT e il dato identificativo univoco dei POS utilizzati per l’incasso elettronico dei corrispettivi memorizzati su quel registratore telematico. Gli esercenti che si avvalgono di server RT ai quali sono collegati più punti cassa, devono abbinare i POS utilizzati nei punti cassa alle matricole dei soli server RT;
• gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line” devono registrare il collegamento con i POS all’interno della medesima procedura web “Documento Commerciale on line”. Concretamente, l’operazione consiste nella registrazione del collegamento del dato identificativo univoco dei POS con la procedura web “Documento Commerciale on line”. L’identificativo univoco dei POS di tipo fisico consiste nella combinazione della matricola del POS (cosiddetto “terminal id”), del codice fiscale e della denominazione dell’Acquirer con il quale l’esercente ha stipulato il contratto di convenzionamento.

Nel caso in cui l’esercente abbia stipulato due contratti di convenzionamento con Acquirer diversi (ad esempio, uno per l’accettazione di pagamenti di tipo “bancomat”, l’altro per quelli con carte di credito) e utilizza un unico POS, l’esercente dovrà registrare due collegamenti al proprio RT indicando, per ciascun contratto di convenzionamento, il terminal id e il codice fiscale e denominazione dell’Acquirer.

L’identificativo univoco dei POS di tipo virtuale consiste nel solo codice fiscale e denominazione dell’Acquirer con il quale l’esercente ha stipulato il contratto di convenzionamento.

I dati identificativi dei POS utilizzati dall’esercente (terminal id, codice fiscale e denominazione dell’Acquirer) sono solitamente rilevabili sul contratto di convenzionamento stipulato con gli operatori finanziari, sul report mensile che questi ultimi inviano o mettono a disposizione dell’esercente o altre modalità comunicate dall’Acquirer (spesso l’informazione si trova anche nell’area web dedicata che l’Acquirer mette a disposizione dell’esercente).

Il collegamento può essere multiplo, ossia un singolo POS (fisico o virtuale) può essere collegato a più RT o, viceversa, più POS possono essere collegati a un singolo RT.
Per ogni collegamento tra RT e POS, l’esercente deve inoltre specificare l’indirizzo dell’unità locale presso la quale i due strumenti vengono utilizzati. Tale dato intende semplificare il processo di comunicazione e gestione successiva dei collegamenti; infatti, l’indirizzo dell’esercizio riportato in ogni collegamento registrato fornisce all’esercente un dato più immediato e leggibile rispetto all’elenco dei soli codici alfanumerici delle matricole degli RT e dei terminal id dei POS.
Nella procedura web “Gestione collegamenti”, messa a disposizione nel portale “Fatture e Corrispettivi”, l’esercente trova gli elenchi delle matricole degli RT e i dati dei POS che risultano attivi nel mese di riferimento sulla base delle informazioni trasmesse all’Agenzia dagli operatori finanziari.
Riepilogando, i passi per completare ciascun collegamento sono i seguenti:

• selezionare l’RT che si intende collegare, dall’elenco delle matricole degli RT che risultano attivi nel mese di riferimento;
• successivamente selezionare il POS che si intende collegare al RT appena scelto;
• infine, indicare l’indirizzo dell’unità locale presso la quale il RT e il POS selezionati vengono utilizzati. Nel caso di selezione di POS fisici oggetto di precedenti collegamenti, l’indirizzo verrà acquisito automaticamente dai dati di collegamento già forniti.

Collegamento cassa e POS: termini per adempiere

La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata dagli esercenti a partire dai primi giorni del mese di marzo 2026, relativamente agli strumenti di pagamento elettronico attivi nel mese di gennaio 2026:

• per gli esercenti che utilizzano gli RT i dati dei collegamenti tra gli RT e i POS dovranno essere indicati nella nuova funzionalità “Gestione collegamenti”, messa a disposizione all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”;
• per gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line”, i dati dei collegamenti dei POS dovranno essere indicati nella nuova funzionalità posta all’interno della medesima procedura web.

Successivamente, gli esercenti dovranno aggiornare i dati di collegamento solo nel caso in cui siano intervenute novità o variazioni.
La disponibilità delle funzionalità per la registrazione dei dati di collegamento verrà comunicata con apposito avviso pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate.
A partire dalla data di messa a disposizione della procedura web, gli esercenti (o i soggetti delegati) avranno 45 giorni di tempo per effettuare la comunicazione del collegamento tra gli RT e/o la procedura web “Documento Commerciale on line” e i POS utilizzati nel corso del mese di gennaio 2026.
Relativamente ai POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei POS. 

Gli stessi termini sono validi anche nel caso in cui sia intervenuta una variazione rispetto ai dati già registrati. Quindi, ad esempio, i
collegamenti tra POS e RT relativi al mese di aprile 2026, dovranno essere registrati, se modificati, tra il 6
giugno e il 30 giugno 2026.
A titolo esemplificativo, l’aggiornamento dei collegamenti si rende necessario nel caso di:

• collegamento di un POS già in uso ad un altro RT già in uso
• attivazione di un nuovo RT che viene collegato a uno o più POS già in uso
• attivazione di un nuovo POS che viene collegato a uno o più RT già in uso
• dismissione di un POS o di un RT.

Collegamento Cassa e POS: le sanzioni per chi non provvede

E' prevista una sanzione pecuniaria e una sanzione accessoria della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per ciascuna violazione di:

• mancato collegamento dello strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici con lo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati 
• mancata trasmissione o memorizzazione dei dati dei pagamenti elettronici.

In particolare, si applica la sanzione amministrativa di euro 100 per ciascuna trasmissione, comunque entro il limite massimo di euro 1.000 per ciascun trimestre.

Inoltre si estende l’applicazione di tale sanzione, anche nei casi di violazione degli obblighi di memorizzazione o trasmissione dei pagamenti elettronici.

La sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 4.000 prevista per l'omessa installazione degli apparecchi per l'emissione dello scontrino fiscale si applica anche nel caso di mancato collegamento dello strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici allo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati, in modo puntuale, e trasmessi, in modo aggregato, i dati dei corrispettivi nonché i dati dei pagamenti elettronici giornalieri.

Leggi Pos e registratori di cassa: in vigore le nuove regole, si attende il software.

Collegamento POS e cassa: esclusioni dall’obbligo e casi misti

Nella guida viene spiegato con chiarezza che non sono interessati dalle nuove disposizioni:

• i corrispettivi certificati mediante distributori automatici, cosiddette “vending machine”, 
• i corrispettivi relativi alla cessione di carburante 
• i corrispettivi relativi alle operazioni di ricarica dei veicoli elettrici, anche se incassati con pagamento elettronico,
• i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica, come, ad esempio, la vendita di tabacchi e generi di monopolio, le vendite a distanza, ecc., anche se incassati con pagamento elettronico.

Tuttavia, spiega l'ADE, l’esercente che svolge sia attività per le quali vige l’obbligo di certificazione dei corrispettivi con il RT

o con la procedura web “Documento Commerciale on line” sia attività esonerate, se utilizza lo stesso POS per l’incasso di entrambi i tipi di corrispettivi deve comunque registrare il collegamento. 

Se invece lo stesso esercente utilizza un POS dedicato esclusivamente all’incasso dei corrispettivi esonerati dall’obbligo di certificazione mediante documento commerciale, non è tenuto a collegarlo e può dichiarare in procedura il suo utilizzo esclusivo per tali operazioni. 

A seguito della dichiarazione di utilizzo esclusivo per operazioni esonerate dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi, la funzionalità non mostrerà più tale POS nell’elenco di quelli non collegati.
Nel caso in cui l’esercente scelga di dichiarare l’uso esclusivo di un POS a fronte di operazioni esonerate, quel POS non dovrà essere utilizzato, neanche saltuariamente, per l’incasso elettronico di operazioni certificate con emissione del documento commerciale.
Se, tuttavia, l’esercente sceglie volontariamente di emettere il documento commerciale per i corrispettivi esonerati, i POS utilizzati per l’incasso elettronico devono essere collegati.
Infine, l’obbligo di collegamento dei POS non vige nel caso in cui tutti i corrispettivi siano certificati esclusivamente mediante emissione di fattura.